Protocole d’entente conclu entre le Ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise et le président de la Commission de protection des pratiques agricoles normales

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Table des matières

Préambule
Objectifs
Définitions
- Pouvoirs légaux et mandat du Tribunal
Type d’organisme, fonctions et statut d’organisme public
Personnalité morale et statut d’organisme de la Couronne
Principes directeurs
Rapports de responsabilité
- 7.1 Ministre
- 7.2 Président
- 7.3 Sous-ministre
- 7.4 Gestionnaire du secrétariat
Rôles et responsabilités
- 8.1 Ministre
- 8.2 Président
- 8.3 Sous-ministre
- 8.4 Gestionnaire du secrétariat
Cadre éthique
Obligations en matière de production de rapports
- 10.1 Plan d’activités
- 10.2 Rapports annuels
- 10.3 Ressources humaines et rémunération
- 10.4 Autres rapports
Obligations d’affichage à l’intention du public
Gestion des communications et des problèmes
Ententes administratives
- 13.1 Directives gouvernementales applicables
- 13.2 Services de soutien administratif et organisationnel
- 13.3 Ententes avec des tierces parties
- 13.4 Services juridiques
- 13.5 Création, collecte, tenue et élimination de documents
- 13.6 Cybersécurité
- 13.7 Propriété intellectuelle (le cas échéant)
- 13.8 Accès à l’information et protection de la vie privée
- 13.9 Normes de service
- 13.10 Diversité et inclusion
Arrangements financiers
- 14.1 Dispositions générales
- 14.3 Rapports financiers
- 14.4 Régime fiscal : taxe de vente harmonisée (TVH)
- 14.5 Biens immobiliers (le cas échéant)
Dispositions en matière de vérification et d’examen (le cas échéant)
- 15.1 Vérifications
- 15.2 Autres examens
Dotation en personnel et nominations
- 16.1 Délégation de pouvoir pour la gestion des ressources humaines
- 16.2 Exigences en matière de dotation en personnel
- 16.3 Nominations
- 16.4 Rémunération
Gestion des risques, protection en matière de responsabilité et assurances
- 17.1 Gestion du risque
- 17.1.1 Gestion des risques liés à l’intelligence artificielle
- 17.2 Protection en matière de responsabilité et assurances
Conformité et mesures correctives
Date d’entrée en vigueur, durée et examen périodique du PE.
Signatures
Annexe 1 : Protocole de communications publiques
Annexe 2 : Services de soutien administratif ou organisationnel
Annexe 3 : Indemnisation

Les signataires du présent protocole d’entente (PE) conviennent de ce qui suit :

1. Préambule

Les organismes provinciaux rendent des services importants et précieux à la population de l’Ontario. Dans le cadre de la prestation de ces services publics, les organismes provinciaux sont responsables à l’égard du gouvernement par l’intermédiaire du ministre responsable.
Les organismes provinciaux utilisent les ressources publiques de manière efficiente et efficace pour s’acquitter de leurs mandats, tels qu’ils sont établis par leurs actes constitutifs respectifs conformément aux principales priorités du gouvernement provincial. Leurs activités sont guidées par les principes clés de la Directive concernant les organismes et les nominations.
Les parties à ce présent protocole d’entente reconnaissent que l’organisme fait partie du gouvernement et doit se conformer à la législation, aux directives, aux politiques et aux lignes directrices gouvernementales qui lui sont applicables. De plus, les organismes peuvent également être tenus de s’assurer que leurs directives et politiques sont conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en tenant compte des obligations que leur imposent les conventions collectives et les négociations.

2. Objectifs

Le présent protocole d’entente (PE) vise les objectifs suivants :
- établir au nom de l’organisme les rapports de responsabilité entre le ministre du ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise et le président de la Commission de protection des pratiques agricoles normales;
- préciser les rôles et responsabilités du ministre, du président, du sous-ministre, du gestionnaire du secrétariat;
- clarifier les accords opérationnels, administratifs, financiers et relatifs à la dotation en personnel, aux vérifications et à la production de rapports entre la Commission de protection des pratiques agricoles normales et le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise, qui favorisent le respect des exigences en matière de responsabilisation, dans un cadre qui reconnaît que l’organisme provincial prend des décisions réglementaires indépendantes.
Le présent protocole d’entente doit être lu à la lumière de la Loi de 1998 sur la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario. Il est sans effet sur les pouvoirs accordés à l’organisme par la Loi de 1998 sur la protection de l’agriculture et de la production alimentaire, ne les modifie pas, ne les limite pas et est sans effet sur les responsabilités des parties aux termes de la loi. En cas de divergence entre le présent PE et quelque loi ou règlement que ce soit, c’est la loi ou le règlement qui prévaut.
Le présent PE remplace le protocole d’entente établi entre les parties le 24 juillet 2019.

3. Définitions

Les définitions qui suivent s’appliquent au présent PE.

« acte constitutif »: la Loi de 1998 sur la protection de l’agriculture et de la production alimentaire qui a établi l’organisme;
« autres lois » : la Loi sur l’exercice des compétences légales;
« CFP » : la Commission de la fonction publique;
« CGG »: le Conseil de gestion du gouvernement;
« consultant »: une personne physique ou morale qui, en vertu d’une entente, autre qu’un contrat de travail, fournit des conseils d’expert ou des conseils stratégiques et des services connexes pour qu’ils soient pris en considération en vue de prendre une décision;
« CT/CGG »: le Conseil du trésor ou le Conseil de gestion du gouvernement;
« DGA »: directrice générale de l’administration et sous-ministre adjointe ou directeur général de l’administration et sous-ministre adjoint, ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise;
« directives gouvernementales applicables » : les directives, politiques, normes et lignes directrices gouvernementales qui s’appliquent à l’organisme;
« DON »: la Directive concernant les organismes et les nominations publiée par le Conseil de gestion du gouvernement (CGG);
« exercice »: la période comprise entre le 1^er avril et le 31 mars de l’année suivante;
« FPO » : la fonction publique de l’Ontario;
« gestionnaire du secrétariat »: le gestionnaire du secrétariat de la Commission au sein de la Division de la recherche et des services intégrés du ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise de la fonction publique de l’Ontario;
« gouvernement »: le gouvernement de l’Ontario;
« LAIPVP »: la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée;
« LFPO »: la Loi de 2006 sur la fonction publique de l’Ontario, L.O. 2006, chap. 35, annexe A, dans sa version modifiée;
« Loi sur le Conseil exécutif »: la Loi sur le Conseil exécutif;
« LRGTDNT » : la Loi de 2009 sur la responsabilisation et la gouvernance des tribunaux décisionnels et les nominations à ces tribunaux, qui s’applique aux tribunaux décisionnels prescrits en vertu du Règlement de l’Ontario 126/10;
« membre » : personne nommée à l’organisme par le lieutenant-gouverneur en conseil, à l’exception des personnes employées ou nommées par l’organisme comme membre de son personnel;
« Ministère » : le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise ou tout successeur de ce ministère;
« ministre » : le ministre du ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise ou toute autre personne qui peut avoir été mandatée à l’occasion à titre de ministre responsable en ce qui a trait au présent PE en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif;
« ministre des Finances » : le ministre des Finances ou toute autre personne désignée selon les besoins en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif;
« PE » : le présent protocole d’entente signé par le ministre et le président;
« plan d’activités » : le plan d’activités qui est décrit au paragraphe 10.1 du présent PE;
« président du Conseil du Trésor » : le président du Conseil du Trésor ou toute personne désignée selon les besoins en vertu de la Loi sur le Conseil exécutif;
« président »: le président de la Commission de protection des pratiques agricoles normales;
« rapport annuel »: le rapport annuel mentionné au paragraphe 10.2 du présent PE;
« SCT » : le Secrétariat du Conseil du Trésor;
« secrétariat » : le secrétariat de la Commission faisant partie de la Division de la recherche et des services ministériels du ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise, qui comprend le personnel et la direction de la fonction publique de l’Ontario qui ont été affectés au soutien administratif et opérationnel de l’organisme;
« sous-ministre » : le sous-ministre du ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise;
« système d’intelligence artificielle » : un système automatisé qui, pour des objectifs explicites ou implicites, fait des déductions à partir d’entrées qu’il reçoit afin de générer des résultats tels que des prévisions, des contenus, des recommandations ou des décisions qui peuvent influer sur des environnements physiques ou virtuels;
« Tribunal » ou « organisme provincial »: la Commission de protection des pratiques agricoles normales;
« vice-président » : le vice-président de la Commission de protection des pratiques agricoles normales.

Pouvoirs légaux et mandat du Tribunal

Le pouvoir juridique de la Commission de protection des pratiques agricoles normales est établi aux termes de la Loi de 1998 sur la protection de l’agriculture et de la production alimentaire, L.O. 1998, chap. 1
La Commission de protection des pratiques agricoles normales exerce en outre les pouvoirs qui lui sont conférés en vertu de la Loi sur l’exercice des compétences légales,S.O. 1990, chap.
L’organisme provincial est un tribunal décisionnel indépendant qui rend des décisions en fonction de la preuve présentée et des observations faites par les parties, ainsi que selon son interprétation et sa détermination des dispositions législatives et de la jurisprudence pertinentes. En raison des fonctions qu’elle exerce et des intérêts en jeu, et aussi parce que la Couronne peut comparaître en tant que partie devant elle, l’indépendance est exigée de l’organisme. L’indépendance dont il est question dans les présentes s’entend de l’indépendance de l’organisme et de ses membres du gouvernement dans la prise de décisions arbitrales.
Le mandat de l’organisme provincial est énoncé dans la Loi de 1998 sur la protection de l’agriculture et de la production alimentaire, L.O. 1998, ch. 1, qui stipule que l’organisme a pour mission d’enquêter sur les différends concernant les opérations agricoles et de les régler; de déterminer ce qui constitue une pratique agricole normale; et de faire les enquêtes et les ordonnances nécessaires pour assurer le respect de ses décisions.
Dans l’exercice de ses fonctions, l’organisme cherche à favoriser des relations harmonieuses entre les exploitants agricoles qui ont des intérêts divergents en traitant les questions dont il est saisi d’une manière équitable, impartiale et rapide.

4. Type d’organisme, fonctions et statut d’organisme public

L’organisme provincial est considéré comme un tribunal décisionnel, un organisme non régi par un conseil d’administration, en vertu de la Directive concernant les organismes et les nominations (DON).
L’organisme provincial est prescrit comme organisme public aux termes du Règlement de l’Ont. 146/10 pris en vertu de la LFPO.

5. Personnalité morale et statut d’organisme de la Couronne

L’organisme provincial est un organisme de la Couronne au sens de la Loi sur les organismes de la Couronne.
L’organisme provincial ne dispose pas des capacités, droits, pouvoirs et privilèges d’une personne physique pour mener à bien ses objectifs.

6. Principes directeurs

Les parties conviennent des principes suivants :

Responsabilisation: Les organismes provinciaux fournissent des services publics et doivent rendre des comptes au gouvernement par l’entremise du ministre responsable. Lorsqu’ils s’acquittent de leur mandat, les organismes provinciaux concilient la souplesse opérationnelle et la nécessité pour leur ministre de rendre des comptes au Cabinet, à l’Assemblée législative et à la population de l’Ontario. La responsabilité du ministre vis-à-vis de chaque organisme provincial ne peut être déléguée.Chaque organisme provincial se conforme à toutes les lois applicables ainsi qu’aux directives et aux politiques de la fonction publique de l’Ontario (FPO). De plus, les organismes veillent à ce que leurs politiques soient conformes à certaines directives, politiques et lignes directrices gouvernementales, notamment celles qui se rapportent aux ressources humaines, tout en tenant compte des obligations que leur imposent les conventions collectives et la négociation. Cela comprend les lois et les directives applicables relatives à l’approvisionnement.
Réceptivité : Les organismes provinciaux adaptent leur mandat et leurs activités aux priorités et à l’orientation du gouvernement. Une communication ouverte et uniforme entre les organismes provinciaux et leur ministère responsable contribue à faire en sorte que les priorités et l’orientation du gouvernement soient clairement comprises et aide à gérer les risques ou les problèmes à mesure qu’ils surviennent. Les organismes provinciaux offrent un service public d’excellente qualité qui répond aux besoins de la population qu’ils servent.
Efficience: Les organismes provinciaux utilisent les ressources publiques de manière efficiente et efficace pour s’acquitter de leurs mandats, tels qu’ils sont établis par leurs actes constitutifs respectifs. Ils exercent leurs activités de manière rentable et recherchent des gains d’efficacité dans l’ensemble de leur prestation de services et de leur administration.
Durabilité: Les organismes provinciaux exercent leurs activités de manière à ce que leur forme actuelle soit viable à long terme tout en offrant un service d’excellente qualité au public.
Transparence: La bonne gouvernance et les pratiques de responsabilisation des organismes provinciaux sont complétées par la transparence assurée par la publication des documents sur la gouvernance et la responsabilisation, y compris le plan d’activités, le rapport annuel, le PE et les renseignements sur les dépenses.
La prise de décisions impartiales est une exigence primordiale.

7. Rapports de responsabilité

7.1 Ministre

Le ministre doit :

rendre compte au Conseil des ministres et à l’Assemblée législative de l’accomplissement du mandat de l’organisme et de la conformité de ce dernier aux politiques gouvernementales et répondre des activités de l’organisme auprès de l’Assemblée législative;
attester, rendre compte et répondre auprès du Conseil du Trésor ou du Conseil de gestion du gouvernement du rendement de l’organisme et du respect par celui-ci de l’orientation du gouvernement, y compris des directives et des politiques opérationnelles applicables;
rendre compte au Conseil des ministres du rendement de l’organisme et du respect par celui-ci des politiques opérationnelles du gouvernement et de l’orientation générale de ses politiques

7.2 Président

Le président doit :

rendre compte au ministre du rendement de l’organisme dans l’exécution de son mandat ainsi que dans la mise en œuvre des rôles et des responsabilités que lui confèrent la Loi de 1998 sur la protection de l’agriculture et de la production alimentaire, le présent PE, les directives gouvernementales applicables et les politiques;
rendre compte au ministre, sur demande, des activités de l’organisme provincial;
assurer une diffusion rapide des communications avec le ministre concernant toute question qui a une incidence ou qui est raisonnablement susceptible d’avoir une incidence sur les responsabilités du ministre à l’égard de l’organisme;
rendre compte au ministre pour confirmer le respect par l’organisme de la législation, des directives gouvernementales et des politiques applicables en matière de comptabilité, de finances et de technologies de l’information.

7.3 Sous-ministre

Le sous-ministre est subordonné au secrétaire du Conseil des ministres et est chargé d’aider le ministre à exercer une surveillance efficace des organismes provinciaux. Le sous-ministre doit rendre compte du rendement du ministère en ce qui a trait au soutien administratif et organisationnel fourni à l’organisme ainsi qu’à l’exécution des rôles et responsabilités qui lui sont attribués par le ministre, la Loi de 1998 sur la protection de l’agriculture et de la production alimentaire, le présent PE et les directives gouvernementales applicables et les politiques.

Le sous-ministre doit également attester au CT/CGG que l’organisme se conforme aux directives applicables, au meilleur de ses connaissances et de sa capacité.

7.4 Gestionnaire du secrétariat

Lorsque le gestionnaire du secrétariat ou le titulaire d’un poste équivalent est employé e aux termes de la partie III de la LFPO,

le gestionnaire du secrétariat travaille sous la direction du président à la mise en œuvre des décisions stratégiques et opérationnelles et rend compte du rendement de l’organisme au président.
Le personnel de l’organisme provincial rend compte de son rendement au gestionnaire du secrétariat.
La Commission de la fonction publique (CFP) peut déléguer ses pouvoirs, fonctions et attributions en matière de gestion des ressources humaines relativement aux organismes publics de la Commission à des sous-ministres, à des présidents ou à des personnes désignées par règlement. Le Règlement 148/10 de la LFPO contient une liste de ces personnes prescrites. Le cas échéant, il faudrait faire référence aux instruments de délégation de la CFP pour confirmer les délégations faites à l’égard de l’organisme.

8. Rôles et responsabilités

8.1 Ministre

Le ministre assume les responsabilités suivantes :

Rendre compte et se porter garant auprès de l’Assemblée législative des activités de l’organisme.
Rendre compte et se porter garant auprès du CT/CGG du rendement de l’organisme et de sa conformité aux directives applicables, aux politiques opérationnelles et aux orientations politiques du gouvernement.
Rencontrer le président au moins une fois par trimestre pour discuter des nouveaux enjeux et des nouvelles possibilités; des risques élevés de l’organisme et des plans d’action, y compris l’orientation sur les mesures correctives, au besoin; et du plan d’activités et des priorités en matière d’immobilisations de l’organisme.
- (i) Idéalement, les réunions ont lieu tous les trimestres. Le ministre peut déléguer certaines des réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre devrait rencontrer le président au moins deux fois par année.
- (ii) Si le ministre estime que l’organisme présente un risque faible, il peut réduire le nombre de réunions à deux fois par an, au lieu d’une fois par trimestre.
Élaborer, en concertation avec le président, des indicateurs et des mécanismes appropriés quant aux résultats de l’organisme.
Prendre connaissance des conseils ou des recommandations du président concernant les candidats à une nomination ou au renouvellement de leur nomination au sein de l’organisme provincial.
Recommander au Conseil des ministres et au lieutenant-gouverneur en conseil des nominations ou des reconductions de mandat à l’organisme, conformément au processus de nomination de l’organisme établi par les lois ou par le CGG dans le cadre de la DON, après avoir consulté et reçu la recommandation du président.
Déterminer, en tout temps, la nécessité d’un examen ou d’une vérification de l’organisme, mandater le président à entreprendre des examens ou des vérifications périodiques de l’organisme et recommander au CT/CGG des modifications à la gouvernance ou à l’administration de l’organisme à l’issue de cet examen ou de cette vérification.
Diriger un examen de l’organisme, au moins une fois tous les six (6) ans et diriger tout autre examen de l’organisme, conformément à la LRGTDNT et à la DON, et formuler des recommandations au CT/CGG selon ce qui peut être nécessaire après ces examens.
Signer le PE en vigueur après sa signature par le président.
Recevoir et approuver le plan d’activités annuel de l’organisme ou proposer des changements au plan au plus tard 30 jours civils après sa réception.
S’assurer que le plan d’activités de l’organisme est accessible au public au plus tard 30 jours civils après son approbation.
Recevoir et approuver le rapport annuel de l’organisme au plus tard 60 jours civils après sa réception par le ministère de la part de l’organisme.
S’assurer que le rapport annuel est déposé au plus tard 30 jours civils après son approbation et sa mise à la disposition du public.
Faire des recommandations au CT/CGG au sujet de tout financement provincial à allouer à l’organisme.
Si cela est nécessaire ou justifié, prendre des mesures ou ordonner à l’organisme de prendre des mesures correctives à l’égard de son administration ou de ses activités.
Consulter, le cas échéant, le président (et d’autres personnes) sur les nouvelles orientations importantes ou lorsque le gouvernement envisage des modifications réglementaires ou législatives concernant l’organisme.
Recommander au CT/CGG l’application de la Directive sur l’approvisionnement pour la fonction publique de l’Ontario.
Recommander au CT/CGG, s’il y a lieu, la fusion, une modification du mandat ou la dissolution de l’organisme.
Recommander au CT/CGG les pouvoirs à accorder à l’organisme, ou à révoquer, lorsqu’une modification de son mandat est proposée.

8.2 Président

Le président assume les responsabilités suivantes :

Assurer un leadership stratégique à l’organisme en établissant les buts, les objectifs, les processus et les orientations stratégiques de l’organisme dans le cadre de son mandat, tel que défini par l’acte constitutif de l’organisme.
Diriger les affaires de l’organisme de manière à ce qu’il s’acquitte de son mandat tel que défini par l’acte constitutif de l’organisme.
Veiller à la conformité aux obligations législatives et de la politique du CT/CGG.
Rendre compte au ministre, à sa demande, des activités de l’organisme dans les délais convenus, et lui confirmer notamment chaque année par une lettre que l’organisme se conforme à l’ensemble de la législation, des directives applicables et des politiques en matière de comptabilité, de finances et de technologies de l’information.
Rencontrer le ministre au moins une fois par trimestre pour discuter des nouveaux enjeux et des nouvelles possibilités; des risques élevés de l’organisme et des plans d’action, y compris l’orientation sur les mesures correctives, au besoin; et du plan d’activités et des priorités en matière d’immobilisations de l’organisme.
- (i) Idéalement, les réunions ont lieu tous les trimestres. Le ministre peut déléguer certaines des réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre devrait rencontrer le président au moins deux fois par année.
- (ii) Si le ministre estime que l’organisme présente un risque faible, il peut réduire le nombre de réunions à deux fois par an, au lieu d’une fois par trimestre.
Assurer des communications rapides avec le ministre au sujet des questions ou des événements le concernant ou raisonnablement susceptibles de le concerner dans l’exercice de ses responsabilités à l’égard de l’organisme.
Élaborer, en concertation avec le ministre, des indicateurs et des mécanismes appropriés quant aux résultats de l’organisme.
Utiliser la matrice des compétences de l’organisme pour informer le ministre de toute lacune en matière de compétences au sein du conseil d’administration et fournir des recommandations sur les stratégies de recrutement, les nominations ou les renouvellements de mandat au besoin, y compris en conseillant le ministre sur la présence et le rendement des personnes nommées.
Offrir sa collaboration dans le cadre de tout examen ou de toute vérification de l’organisme.
Demander que les opérations financières ou les contrôles de gestion de l’organisme soient soumis à une vérification externe, aux frais de l’organisme, si nécessaire.
Informer le ministre et le sous-ministre, au moins une fois par an, des recommandations ou questions en suspens concernant les vérifications.
Communiquer tous les rapports de mission de vérification (y compris ceux préparés par sa propre fonction de vérification interne ou ceux présentés au président de l’organisme) concernant son ministre et sous-ministre respectif (et sur demande, avec le président du Conseil du Trésor).
Demander au ministre de fournir une orientation stratégique à l’organisme.
Assurer la mise en œuvre de mesures qui appuient les buts, les objectifs et l’orientation stratégique de l’organisme, et, par ailleurs, diriger les affaires de l’organisme en vue de l’exécution de son pouvoir juridique.
Demander au ministre de fournir des orientations stratégiques à l’organisme.
Élaborer un système de mesure du rendement pour l’organisme provincial, y compris des cibles, afin d’évaluer le rendement de l’organisme.
Surveiller et évaluer le rendement de l’organisme provincial, y compris celui des vice-présidents et des membres, le cas échéant.
Déterminer les compétences, l’expérience et la capacité requises pour que l’organisme provincial puisse accomplir son mandat.
Collaborer avec le ministère pour superviser le recrutement des membres et formuler des recommandations au ministre sur les nominations et les renouvellements de mandat, selon le cas, conformément au processus de nomination aux tribunaux d’arbitrage établi par la LRGTDNT et par le CGG dans le cadre de la DON.
Préparer le rapport annuel de l’organisme aux fins de présentation au ministre ou au ministère dans les 90 jours civils suivant la fin de l’exercice financier de l’organisme provincial.
Prendre des décisions conformes au plan d’activités approuvé pour l’organisme.
Signer le protocole d’entente (PE) de l’organisme provincial.
Présenter le plan d’activités, le budget, le rapport annuel et les rapports financiers de l’organisme provincial en respectant les délais précisés dans les directives gouvernementales applicables et le présent PE.
Veiller à ce que l’organisme accomplisse son mandat sans dépasser l’enveloppe budgétaire approuvée et employer les fonds publics aux fins prévues, en faisant preuve d’intégrité et d’honnêteté.
Consulter le ministre à l’avance concernant toute activité pouvant avoir une incidence sur les politiques, les directives ou les procédures du gouvernement et du ministère, ou sur le mandat, les pouvoirs ou les responsabilités de l’organisme, tels qu’ils sont énoncés dans l’acte constitutif de l’organisme.
Examiner et approuver les demandes d’indemnités journalières et les frais de déplacement des membres.
Veiller à ce que les systèmes de gestion appropriés soient en place (gestion financière, technologie de l’information [y compris la cybersécurité], ressources humaines, approvisionnement) pour l’administration efficace de l’organisme provincial.
Établir et mettre en œuvre une gestion des risques liés à l’intelligence artificielle (IA) conformément aux principes de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle et aux exigences de la section 6.3, en veillant à ce qu’ils assument le rôle décrit pour les « responsables d’organisme provincial ou l’équivalent » dans la Directive sur l’utilisation responsable de l’IA.
Veiller à ce qu’il y ait un système de gestion des cas rapide, efficace et efficient pour régler les différends.
Au besoin, ordonner que des mesures correctives soient prises concernant les activités de l’organisme provincial.
Veiller à ce qu’un cadre de travail convenable soit en place, afin que le personnel de l’organisme provincial et les personnes nommées bénéficient de séances d’orientation et de formation adéquates en ce qui a trait aux activités et aux opérations de l’organisme et à leurs responsabilités.
S’assurer que le personnel de l’organisme provincial et les personnes nommées connaissent et respectent les directives gouvernementales applicables et toutes les lois applicables.
Veiller à la mise en place d’un processus permettant de répondre aux plaintes du public et des clients de l’organisme provincial et de les résoudre.
Assurer l’efficacité des communications publiques et des relations avec les intervenants pour l’organisme provincial, comme l’exige le protocole des communications.
Reconnaître l’importance de promouvoir un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein de l’organisme, et de favoriser la création d’un milieu de travail diversifié et inclusif au sein de l’organisme.
Veiller à ce que les membres soient informés de leurs responsabilités en vertu de la LFPO, en matière d’éthique, notamment en ce qui concerne les règles relatives à l’activité politique.
Assumer le rôle de responsable de l’éthique pour les fonctionnaires que le gouvernement a nommés au sein de l’organisme provincial, promouvoir une conduite conforme à l’éthique et s’assurer que tous les membres de l’organisme connaissent bien les exigences en matière d’éthique de la LFPO et des règlements et directives pris en vertu de cette loi, notamment en ce qui concerne les conflits d’intérêts, les activités politiques et le processus de divulgation d’actes répréhensibles.
Consulter le sous-ministre pour l’évaluation du rendement du gestionnaire du secrétariat et conformément aux critères de rendement établis par le sous-ministre et le président.

8.3 Sous-ministre

Les responsabilités du sous-ministre peuvent être assumées par un remplaçant approuvé par le secrétaire du Conseil des ministres.

Le sous-ministre assume les responsabilités suivantes :

Donner des conseils au ministre et l’aider à surveiller l’organisme provincial, y compris informer le ministre de l’orientation politique, des politiques et priorités pertinentes pour le mandat de l’organisme.
Conseiller le ministre sur les exigences de la DON en s’assurant que les documents de gouvernance et de responsabilisation respectent précisément les exigences de la DON et des autres directives qui s’appliquent à l’organisme provincial.
Attester au CT/CGG du respect par l’organisme provincial des obligations en matière de reddition de compte énoncées dans la DON et d’autres directives applicables, les politiques opérationnelles et les orientations politiques du gouvernement en fonction de la lettre de conformité annuelle du président de l’organisme au ministre au mieux de ses connaissances et de sa capacité.
Faire rapport, dans les délais prescrits, au SCT du suivi de la conformité.
S’assurer que le directeur général ou le titulaire d’un poste équivalent connaît les exigences administratives du gouvernement et qu’il les respecte.
Informer le gestionnaire du secrétariat ou le titulaire d’un poste équivalent par écrit des nouvelles directives gouvernementales et de toute exception ou exemption (totale ou partielle) des directives, des politiques gouvernementales ou des politiques administratives du ministère.
Faciliter au moins une fois par trimestre des rencontres d’information ou de consultation entre le président et le ministre, et entre le personnel du ministère et celui de l’organisme, au besoin.
Fournir des renseignements complémentaires et généraux pour les réunions du ministre avec le président.
Aider le ministre à examiner les objectifs et mesures de rendement et les résultats de l’organisme.
Signer le PE de l’organisme, en reconnaissance de ses responsabilités.
Procéder à un examen de l’organisme selon les directives du ministre.
Collaborer à tout examen de l’organisme ordonné par le ministre ou le CT/CGG.
S’assurer de l’examen et de l’évaluation du plan d’activités de l’organisme et d’autres rapports.
Demander les renseignements et les données nécessaires pour s’acquitter des obligations découlant de la DON.
Surveiller l’organisme au nom du ministre tout en respectant le pouvoir de l’organisme et déterminer les besoins de mesures correctives lorsque cela est justifié et recommander au ministre des moyens de résoudre tout problème qui pourrait se poser de temps à autre.
Fournir régulièrement une rétroaction au ministre sur le rendement de l’organisme.
Aider les ministres et les bureaux des ministres à effectuer la surveillance et le suivi des postes vacants à venir et existants au sein des conseils d’administration, en particulier lorsqu’il existe un nombre minimum de membres prévu par la loi et pour maintenir le quorum.
Recommande au besoin au ministre l’évaluation ou l’examen, y compris un examen des risques, de l’organisme ou de n’importe lequel de ses programmes, ou des modifications à apporter à son cadre de gestion ou à ses activités.
S’assurer que le ministère et l’organisme provincial détiennent la capacité et les systèmes en place en matière de gestion permanente du risque, comportant une supervision appropriée de l’organisme.
Veiller à ce que l’organisme dispose d’un cadre et d’un plan appropriés de gestion des risques pour gérer ceux auxquels il peut être exposé en poursuivant les objectifs liés à ses programmes ou à la fourniture de ses services.
Procéder rapidement aux examens des risques pour l’organisme provincial, sa direction ou ses activités que peuvent ordonner le ministre ou le CT/CGG.
Soumettre au ministre dans le cadre du processus de planification annuelle, une évaluation et un plan de gestion des risques pour chaque catégorie de risques.
Consulter le président de l’organisme, au besoin, sur des questions d’intérêt mutuel, notamment les services que fournit le ministère et la conformité aux directives et aux politiques du ministère.
Prendre les dispositions nécessaires pour apporter à l’organisme provincial un soutien administratif, financier et d’autre nature, tel qu’il est décrit dans le présent PE.
Consulter le président au sujet de l’évaluation du rendement du gestionnaire du secrétariat

8.4 Gestionnaire du secrétariat

Le gestionnaire du secrétariat assume les responsabilités suivantes :

Gérer les activités financières, analytiques et administratives quotidiennes de l’organisme provincial conformément au mandat de l’organisme, aux directives et aux politiques gouvernementales, aux pratiques commerciales et financières reconnues et au présent PE.
Donner des conseils au président sur les exigences de la DON et la conformité de l’organisme à celle-ci, ainsi que sur d’autres directives et politiques gouvernementales et sur les règlements et les politiques de l’organisme, notamment en attestant annuellement au président la conformité de l’organisme aux exigences obligatoires.
Appliquer les politiques et les procédures de manière à ce que les fonds publics soient utilisés avec intégrité et honnêteté.
Assurer le leadership et la gestion du personnel de l’organisme, y compris la gestion des ressources financières et humaines, conformément au plan d’activités approuvé, aux pratiques et normes commerciales et financières reconnues, à l’acte constitutif de l’organisme et aux directives du gouvernement.
Préparer le plan d’activités annuel de l’organisme, qui doit être approuvé par le président avant d’être soumis au ministre.
Aider à la préparation du rapport annuel de l’organisme provincial selon les directives du président.
Préparer des rapports financiers.
Veiller à ce que les états financiers annuels soient préparés pour diffusion publique et affichés sur le site Web de l’organisme provincial après avoir été soumis au ministre, et déposés à l’Assemblée législative dans le cadre du rapport annuel de l’organisme.
Établir et appliquer un cadre de gestion financière de l’organisme conformément aux directives, aux politiques et aux lignes directrices applicables en matière de fonction de contrôleur du ministre des Finances et du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Traduire les buts, objectifs et orientations stratégiques du président en plans opérationnels et en activités conformément au plan d’activités annuel approuvé de l’organisme provincial.
Veiller à ce que l’organisme provincial possède la capacité ainsi qu’un cadre efficace de supervision pour surveiller sa gestion et ses activités.
Tenir le président informé de la mise en œuvre des politiques et activités de l’organisme provincial.
Établir des systèmes pour faire en sorte que l’organisme provincial fonctionne dans les limites de son plan d’activités approuvé.
Veiller à ce que l’organisme dispose d’un cadre et d’un plan de gestion des risques appropriés, selon ce qui a été ordonné par la Commission.
Aider le président à s’acquitter de ses responsabilités, notamment en conformité avec toutes les lois, directives, politiques, procédures et lignes directrices applicables.
Surveiller le rendement de l’organisme provincial en cours d’exercice et rendre compte des résultats au président.
Tenir le ministre et le président informés sur les questions ou les événements qui peuvent intéresser le ministre, le sous-ministre et le président dans l’exercice de leurs responsabilités.
Obtenir, au besoin, du soutien et des conseils du ministère sur les questions de gestion de l’organisme provincial.
Instaurer un système de conservation des documents de l’organisme et de publication de ces mêmes documents, aux fins de conformité avec la Loi de 2019 sur les documents décisionnels des tribunaux, la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et avec la Loi de 2006 sur les Archives publiques et la conservation des documents, selon le cas.
Effectuer en temps voulu des évaluations des risques touchant la gestion et les activités de l’organisme provincial.
Au besoin, consulter le sous-ministre sur les questions d’intérêt commun, notamment sur les services fournis par le ministère, et sur les directives du gouvernement et les politiques du ministère.
Tenir le sous-ministre informé des questions opérationnelles.
Collaborer aux examens périodiques pouvant être ordonnés par le ministre ou le CT/CGG.
Promouvoir une conduite conforme à l’éthique et s’assurer que tous les membres de l’organisme connaissent bien les exigences en matière d’éthique de la LFPO et des règlements et directives pris en vertu de cette loi, notamment en ce qui concerne les conflits d’intérêts, les activités politiques et le processus de divulgation d’actes répréhensibles.
Coordonner avec le ministère l’élaboration d’un système de mesure du rendement pour le personnel de l’organisme et mettre en œuvre le système (s’il y a lieu).

9. Cadre éthique

Les membres de l’organisme provincial qui sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil sont assujettis aux dispositions relatives aux conflits d’intérêts de la DON et de la LFPO et de ses règlements.
Les membres ne peuvent pas utiliser de renseignements obtenus en raison de leur nomination à titre de membre de l’organisme pour leur profit ou avantage personnel. Un membre qui a des motifs raisonnables de croire qu’il se trouve en situation de conflit d’intérêts dans une question dont est saisi l’organisme ou un comité de celui-ci doit, à la première occasion, divulguer au président la nature de ce conflit et s’abstenir de continuer à participer à l’étude de cette question. Le président doit faire inscrire dans le procès-verbal de la réunion de l’organisme tout conflit d’intérêts déclaré.
En tant que responsable de l’éthique pour l’organisme provincial, le président doit s’assurer que les personnes nommées de l’organisme sont informées des règles d’éthique auxquelles ils sont assujettis, notamment en ce qui a trait aux règles sur les conflits d’intérêts, les activités politiques et la divulgation protégée d’actes répréhensibles qui s’appliquent à l’organisme.
Le président veillera à ce qu’un plan en matière d’éthique soit élaboré pour l’organisme provincial et que ce plan soit approuvé par le commissaire aux conflits d’intérêts.

10. Obligations en matière de production de rapports

10.1 Plan d’activités

Le président veille à ce que le ministre reçoive chaque année le plan d’activités de l’organisme provincial couvrant au moins trois (3) exercices à compter de l’exercice financier à venir, sauf indication contraire du CT/CGG, aux fins d’approbation par le ministre. Le plan d’activités annuel doit satisfaire aux exigences de la DON et de la LRGTDNT, ainsi que de tout règlement connexe.
L’ébauche de plan d’activités doit être présentée au directeur général de l’administration du ministère ou son équivalent désigné au plus tard 90 jours civils avant le début de l’exercice financier de l’organisme provincial, et le plan d’activités approuvé par le président doit être présenté au ministre aux fins d’approbation au plus tard 30 jours civils avant le début de l’exercice financier de l’organisme provincial.
Le président s’assure que le plan d’activités de l’organisme provincial comprend un mécanisme permettant de mesurer le rendement et rend compte de la réalisation des objectifs énoncés dans ce plan. Le mécanisme doit inclure des objectifs de rendement, la description de la façon dont ces objectifs seront atteints, les résultats visés, ainsi qu’un échéancier.
Le président s’assure que le plan d’activités comprend un résumé des conséquences sur les RH, notamment le nombre actuel d’employés exprimé en équivalents temps plein et le nombre actuel de cadres.
Le président s’assure que le plan d’activités comprend une évaluation des risques et un plan de gestion des risques. Cela aidera le ministère à élaborer son évaluation des risques et un plan de gestion des risques conformément aux exigences de la DON pour évaluer les risques, créer et tenir les dossiers requis et rendre compte au CT/CGG.
Le président s’assure que le plan d’activités comprend un inventaire des cas d’utilisation par l’organisme provincial de l’intelligence artificielle (IA) conformément aux exigences de la directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle.
Le président s’assure que les plans d’activités faisant l’objet d’un affichage public ne divulguent pas de renseignements personnels, de renseignements de nature délicate touchant à l’emploi et aux relations de travail, de renseignements protégés par le secret professionnel des avocats, de renseignements confidentiels du conseil des ministres, de secrets industriels, de renseignements qui pourraient porter préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme sur le marché, ou de renseignements qui pourraient présenter un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme. Si nécessaire, cette information confidentielle, dont le plan d’activités approuvé par le ministre, peut être caviardée dans la version faisant l’objet d’un affichage public.
Le ministre prend connaissance du plan d’activités annuel de l’organisme et indique promptement au président s’il est d’accord ou non avec les orientations proposées dans le plan. Au besoin, le ministre peut indiquer au président à quels endroits et en quoi le plan de l’organisme diffère des politiques ou des priorités du gouvernement ou du Ministère, et le président révise alors le plan de l’organisme en conséquence. Les plans d’activités doivent être considérés comme valides seulement lorsque le ministre responsable les a approuvés et que cette approbation a été exprimée par écrit.
Le ministre approuve le plan d’activités ou propose des modifications au plus tard 30 jours civils après la réception par le ministre du rapport. Dans certaines circonstances, l’approbation du ministre peut être donnée seulement à certaines parties d’un plan d’activités présenté par un organisme.
De plus, les parties reconnaissent que le CT/CGG peut en tout temps demander au ministre de présenter le plan d’activités de l’organisme provincial au CT/CGG aux fins d’examen.
Le président, par l’intermédiaire du gestionnaire du secrétariat, s’assure que le plan d’activités approuvé par le ministre est mis à la disposition du public dans un format accessible (pour se conformer à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (pour se conformer à la Loi sur les services en français), sur le site Web de l’organisme provincial au plus tard 30 jours civils après l’approbation du plan par le ministre.

10.2 Rapports annuels

Le président s’assure que le ministère reçoit tous les ans le rapport annuel de l’organisme. Le rapport annuel doit être conforme aux exigences énoncées dans la Directive concernant les organismes et les nominations.
Il incombe au président de s’assurer que le rapport annuel de l’organisme provincial est préparé et remis au ministre pour approbation dans les 90 jours suivant la fin de l’exercice financier de l’organisme.
Le président, par l’intermédiaire du gestionnaire du secrétariat, s’assurera que le rapport annuel de la CAJO est préparé dans le format spécifié dans la DOM.
Le président s’assure que le rapport annuel comprend un résumé des conséquences sur les RH, notamment le nombre d’employés exprimé en équivalents temps plein et le nombre de cadres (le cas échéant).
Le président s’assure que les rapports annuels faisant l’objet d’un affichage public ne divulguent pas de renseignements personnels, de renseignements de nature délicate touchant à l’emploi et aux relations de travail, de renseignements protégés par le secret professionnel des avocats, de renseignements confidentiels du conseil des ministres, de secrets industriels, de renseignements qui pourraient porter préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme provincial sur le marché, ou de renseignements qui pourraient présenter un risque pour la sécurité des installations ou des activités de l’organisme.
Le ministre reçoit et examine le rapport annuel de l’organisme provincial afin de confirmer la conformité aux exigences de la DON et doit approuver le rapport dans les 60 jours civils à compter de sa réception.
Le ministre présente le rapport à l’Assemblée législative au plus tard trente 30 jours civils après l’approbation.
Le président, par l’intermédiaire du gestionnaire du secrétariat, s’assure que le rapport annuel approuvé par le ministre est affiché publiquement dans un format accessible (pour se conformer à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (pour se conformer à la Loi sur les services en français), sur le site Web de l’organisme provincial au plus tard 30 jours civils après l’approbation du rapport par le ministre.
Sauf indication contraire (p. ex. aux termes d’une directive ou d’une loi), des canaux de diffusion et des formats numériques doivent être utilisés pour la diffusion des rapports annuels.

10.3 Ressources humaines et rémunération

L’organisme fournit des données sur l’effectif, la rémunération et les opérations comme prévu dans la politique opérationnelle de la DON (le cas échéant).
L’organisme rend compte des politiques de ressources humaines et de rémunération dans ses plans d’activités et ses rapports annuels, conformément aux exigences de la DON, de la politique opérationnelle de la DON et des articles 10.1 et 10.2 du présent PE.
L’organisme fournit toute autre donnée supplémentaire sur l’effectif, la rémunération et les opérations à la demande du SCT (le cas échéant).

10.4 Autres rapports

Le président assume les responsabilités suivantes :

Veiller à ce que tous les rapports et documents, y compris ceux prévus dans l’acte constitutif de l’organisme et la DON, soient soumis à l’examen et à l’approbation du ministre dans les délais prescrits.
Fournir, à la demande du ministre ou du sous-ministre, les données particulières et les autres renseignements qui peuvent être requis de temps à autre, sous réserve de toute restriction susceptible de nuire ou d’être contraire à l’intégrité du processus de décision, d’évaluation, de prise de décision ou d’enquête ou encore aux droits des parties en matière de justice naturelle.

11. Obligations d’affichage à l’intention du public

L’organisme provincial, par l’intermédiaire du président, s’assure que les documents de gouvernance approuvés ci-dessous sont affichés dans un format accessible (pour se conformer à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario), dans les deux langues officielles (pour se conformer à la Loi sur les services en français), sur le site Web de l’organisme provincial au plus tard dans les délais prescrits :
- Protocole d’entente – 30 jours civils après la signature par toutes les parties
- Plan d’activités annuel – 30 jours civils après l’approbation par le ministre
- Rapport annuel – 30 jours civils après l’approbation par le ministre (le rapport doit d’abord être déposé à l’Assemblée législative)
Les documents de gouvernance publiés ne doivent pas divulguer les éléments suivants : renseignements personnels, renseignements sensibles sur l’emploi et les relations de travail, renseignements protégés par le secret professionnel de l’avocat, renseignements confidentiels du Conseil des ministres, secrets industriels, renseignements dont la divulgation porterait préjudice aux intérêts financiers ou commerciaux de l’organisme provincial sur le marché, et renseignements qui, autrement, constitueraient un risque pour la sécurité des installations et/ou des activités de l’organisme.
Par l’entremise du président, l’organisme provincial veille à ce que les renseignements relatifs aux dépenses des personnes nommées à l’organisme soient publiés sur le site Web de l’organisme ou du ministère, conformément aux exigences de la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil du CGG.
Par l’entremise du président, l’organisme provincial veille à ce que toutes les autres exigences applicables en matière d’affichage public soient respectées.

12. Gestion des communications et des problèmes

Les parties au présent PE reconnaissent que l’échange, en temps opportun, de renseignements sur les plans, les stratégies, les activités et l’administration de l’organisme provincial joue un rôle essentiel en permettant au ministre de s’acquitter de ses responsabilités pour rendre compte et répondre des activités de l’organisme à l’Assemblée législative. Les parties reconnaissent également qu’il est essentiel que le président soit tenu informé des initiatives et des orientations politiques générales du gouvernement susceptibles d’avoir une incidence sur le mandat et les fonctions de l’organisme provincial.

Ainsi, le ministre et le président conviennent de ce qui suit :

Le terme « communications » ne comprend pas des discussions ou l’échange de renseignements non publics entre des membres du personnel de l’organisme provincial et le ministre, le sous-ministre ou le personnel du ministère relativement à des affaires précises à l’égard desquelles l’organisme est ou sera appelé à rendre des décisions arbitrales ou réglementaires.
Toute demande de renseignements que reçoit le Bureau du ministre au sujet d’une affaire en cours devant l’organisme provincial lui sera transmise sans commentaire. Toute réponse du Bureau du ministre à l’auteur de la demande de renseignements indiquera que la demande de renseignements a été transmise à l’organisme provincial et que le ministre ne peut intervenir dans une instance décisionnelle, une évaluation, une décision, une enquête ou un règlement.
Le président consulte le ministre en temps opportun sur l’ensemble des annonces, des événements et des enjeux prévus, y compris les questions litigieuses, qui concernent ou dont on peut raisonnablement croire qu’ils concernent le ministre dans l’exercice de ses responsabilités.
Au besoin, le ministre consulte sans délai le président au sujet des initiatives stratégiques générales du gouvernement ou des lois envisagées par celui-ci qui sont susceptibles d’avoir une incidence sur le pouvoir juridique ou les fonctions de l’organisme provincial, ou qui auront d’une façon ou d’une autre une incidence importante sur l’organisme.
Le ministre informe le président et le président consulte le ministre au sujet des stratégies de communications publiques et des publications. Ils se tiendront informés des résultats des consultations et discussions avec les intervenants et avec le public qui concernent le mandat et les fonctions de l’organisme.
Le ministre et le président se rencontrent au moins une fois par trimestre pour discuter des nouveaux enjeux et des nouvelles possibilités; des risques élevés de l’organisme et des plans d’action, y compris l’orientation sur les mesures correctives, au besoin; et du plan d’activités et des priorités en matière d’immobilisations de l’organisme.
- (i) Idéalement, les réunions ont lieu tous les trimestres. Le ministre peut déléguer certaines des réunions à un ministre associé ou à un adjoint parlementaire. Le ministre devrait rencontrer le président au moins deux fois par année.
- (ii) Si le ministre estime que l’organisme présente un risque faible, il peut réduire le nombre de réunions à deux fois par an, au lieu d’une fois par trimestre.
L’organisme et le ministère se conforment au protocole de communications publiques qui se trouve à l’annexe 1 du présent PE pour la gestion continue des questions, les communications publiques et la publicité payante.

13. Ententes administratives

13.1 Directives gouvernementales applicables

Le président est chargé de veiller à ce que l’organisme exerce ses activités conformément à toutes les directives gouvernementales applicables et aux politiques. Il s’agit notamment de la liste de directives et de politiques qui se trouve à la page des directives et politiques du site InsideOPS.
Le ministère informe l’organisme des modifications ou des ajouts concernant les lois, les directives, les politiques et les lignes directrices gouvernementales qui s’appliquent à l’organisme provincial, mais il incombe à l’organisme de respecter toutes les lois, les directives, politiques et lignes directrices gouvernementales auxquelles il est assujetti. L’information sur l’orientation générale se trouve à la page des directives et politiques du site InsideOPS.
Approvisionnement : La directive sur l’approvisionnement pour la FPO s’applique intégralement. La directive sur l’approvisionnement en matière de publicité, de relations publiques et avec les médias et de services de création et de communications s’applique intégralement.

13.2 Services de soutien administratif et organisationnel

Il incombe au sous-ministre de fournir à l’organisme provincial les services de soutien administratif et organisationnel décrits à l’annexe 2 du présent PE et, au besoin, de négocier avec les Services communs de l’Ontario au sujet de ces services.
L’annexe 2 peut être révisée à tout moment à la demande de l’une ou l’autre des parties.
Le sous-ministre s’assure que le soutien ou les services fournis à l’organisme provincial sont de la même qualité que ceux qui sont fournis aux divisions et aux directions du Ministère.

13.3 Ententes avec des tierces parties

Les approvisionnements qui sont nécessaires pour appuyer l’organisme seront effectués par le ministère de façon claire et conforme aux politiques et directives applicables, y compris notamment la directive sur l’approvisionnement du CGG.

13.4 Services juridiques

Les services juridiques à l’organisme provincial seront fournis par le ministère du Procureur général (MPG).
L’organisme provincial peut demander une aide juridique extérieure si elle a besoin d’une expertise que le ministère du Procureur général ne peut pas lui fournir ou si le recours aux services de jurisconsultes de la Couronne pourrait susciter une forme ou une autre de conflit d’intérêts.
L’aide juridique extérieure sera acquise conformément à la politique opérationnelle en matière d’acquisition et d’utilisation de services juridiques du MPG.

13.5 Création, collecte, tenue et élimination de documents

Le président doit veiller à ce qu’il existe un système pour créer, recueillir, tenir et éliminer les dossiers.
Il incombe au président de veiller à ce que l’organisme provincial se conforme à toutes les lois, directives et politiques en matière de gestion de l’information et de dossiers.
Le gestionnaire du secrétariat et le président doivent protéger les intérêts juridiques, fiscaux et autres de l’organisme provincial en adoptant des mesures raisonnables qui permettent d’assurer la viabilité, l’intégrité, la conservation et la sécurité continues de tous les dossiers officiels créés, commandés ou acquis par l’organisme. Cela comprend notamment tous les dossiers électroniques, comme les courriels, les renseignements publiés sur le ou les sites Web de l’organisme, les ensembles de données de bases de données ainsi que tous les dossiers stockés sur les ordinateurs personnels et les disques partagés.
Le président doit veiller à la mise en œuvre de mesures qui exigent que le personnel de l’organisme provincial crée des dossiers complets, exacts et fiables qui documentent et appuient les transactions d’affaires importantes, les décisions, les événements, les politiques et les programmes.
Le président doit veiller à ce que l’organisme provincial se conforme à la directive sur la gestion et l’utilisation de l’information et de la technologie de l’information (ITI) du CGG, ainsi qu’à la Politique générale de conservation des documents.

13.6 Cybersécurité

Les organismes sont responsables de la gestion des risques pour la cybersécurité et des répercussions associées au sein de leur organisation et doivent rendre des comptes à ce sujet.
Les organismes doivent s’assurer que des systèmes, des protocoles et des procédures adéquats sont établis et maintenus pour assurer la cyberrésilience, le rétablissement et la maturité.
Les pratiques et protocoles de cybersécurité d’un organisme doivent être régulièrement examinés et mis à jour pour faire face aux menaces nouvelles et émergentes pour la cybersécurité.
Les organismes doivent se conformer à toutes les politiques et normes applicables prises par la FPO, telles que les Normes en matière d’information et de technologie du gouvernement de l’Ontario (NIT-GO) 25.0 et toute autre norme NIT-GO pertinente, la politique générale relative à la classification de la sensibilité des renseignements, la politique générale sur la cybersécurité et la gestion des cyberrisques, la Directive sur la gouvernance et la gestion des informations et ressources de données, la Directive sur la gouvernance et la gestion des ressources d’information.

13.7 Propriété intellectuelle (le cas échéant)

Le président doit veiller à ce que les intérêts juridiques, financiers et autres du gouvernement en matière de propriété intellectuelle soient protégés dans tout contrat incluant la création de propriété intellectuelle que l’organisme provincial peut conclure avec une tierce partie.

13.8 Accès à l’information et protection de la vie privée

Le président et le ministre reconnaissent que l’organisme provincial est lié par les exigences énoncées dans la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPV) quant à la collecte, à la conservation, à la sécurité, à l’utilisation, à la distribution, à la divulgation, à la correction et à l’élimination des documents.
Le règlement 460 pris en vertu de la LAIPVP désigne le ministre comme étant le responsable de l’institution aux fins de cette loi.
Le président doit veiller à ce que le ministère soit informé de toute demande de renseignements importante ou litigieuse aux termes de la LAIPVP

13.9 Normes de service

L’organisme provincial doit fixer des normes relatives au service à la clientèle et à la qualité conformes aux normes pertinentes établies par le gouvernement, le ministère et la de la fonction publique de l’Ontario.
Le président veille à ce que l’organisme provincial dispense ses services selon une norme de qualité qui tient compte des principes et des exigences de la Directive sur les services de la FPO.
Le président s’assure que l’organisme conçoit, fournit et met en œuvre ses services numériques, qu’ils soient conçus à l’interne ou à l’externe, de manière à tenir compte des principes et des exigences prévus dans la Directive sur les données et les services numériques, y compris la Norme des services numériques de l’Ontario.
L’organisme provincial possède une procédure formelle de réponse aux plaintes portant sur la qualité des services reçus par ses clients, en conformité avec les normes de qualité des services du gouvernement. Le processus que l’organisme provincial a établi pour répondre aux plaintes concernant la qualité de ses services est 29 distinct de toute disposition législative concernant les réexamens ou les appels de décisions arbitrales rendues par la Commission.
Le plan d’activités annuel de l’organisme comprend des mesures et des cibles de rendement pour les services à la clientèle et pour la réponse de l’organisme aux plaintes.

13.10 Diversité et inclusion

L’organisme provincial, par l’intermédiaire du président, reconnaît l’importance de favoriser la création d’un milieu de travail équitable, inclusif, accessible, antiraciste et diversifié au sein de l’organisme.
Le président doit favoriser un milieu de travail diversifié et inclusif au sein de l’organisme en :
- (i) élaborant et en encourageant les initiatives de diversité et d’inclusion pour promouvoir la création d’un environnement inclusif exempt de discrimination et de harcèlement en milieu de travail;
- (ii) adoptant un processus inclusif pour faire en sorte que tout le monde peut se faire entendre.
Le président est chargé de veiller à ce que l’organisme exerce ses activités conformément au Code des droits de la personne, à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario, à la Loi sur les services en français et à la Loi sur l’équité salariale.

14. Arrangements financiers

14.1 Dispositions générales

Toutes les procédures financières de l’organisme provincial doivent être conformes aux directives gouvernementales applicables et aux politiques et procédures financières et administratives du ministère.
Lorsque le ministre des Finances ou le président du Conseil du Trésor lui en donne l’ordre en vertu de l’article 16.4 de la Loi sur l’administration financière, l’organisme provincial verse au Trésor toute somme d’argent qui, selon le ministre des Finances ou le président du Conseil du Trésor, constitue un excédent.
Au titre de l’article 28 de la Loi sur l’administration financière, il est interdit à l’organisme provincial de souscrire un arrangement financier, un engagement financier, une garantie, un remboursement ou une opération semblable qui augmenteraient, directement ou non, la dette ou la dette éventuelle du gouvernement de l’Ontario sans avoir obtenu l’approbation écrite du ministre des Finances ou du président du Conseil du Trésor. L’organisme obtient le consentement du ministre avant de présenter une demande d’approbation statutaire au ministre des Finances ou au Conseil du Trésor.
Les affectations de fonctionnement et de capital approuvées de l’organisme provincial peuvent être ajustées au cours d’un exercice donné si des restrictions d’ordre fiscal pour l’exercice en cours ont été prescrites par le Conseil des ministres ou le ministre. Un avis de modifications de ses affectations sera transmis à l’organisme dans un délai raisonnable. Dans le cas où l’organisme provincial doit réaffecter des ressources en raison des réajustements de ses affectations en matière de fonctionnement ou de capital, il devra en informer le ministère et en discuter avant d’apporter ces changements.
L’organisme relève du SCT lorsqu’il a demandé des conseils externes sur des questions pour lesquelles : (i) l’efficacité du conseil dépend d’un traitement comptable ou d’une présentation dans les états financiers particulier; (ii) le résultat ou les conséquences du conseil a ou aura un effet important sur les états financiers; et (iii) il pourrait y avoir un doute raisonnable quant à l’adéquation du traitement comptable ou de la présentation en vertu du référentiel comptable applicable.

14.2 Financement

L’organisme provincial est financé en partie par le gouvernement de l’Ontario, à même le Trésor autorisé par l’Assemblée législative, et sujet à des ajustements effectués par le ministre, le CT/CGG ou l’Assemblée législative.
Le gestionnaire du secrétariat prépare des estimations des dépenses de l’organisme pour les inclure dans le processus de planification opérationnelle du ministère aux fins de présentation à l’Assemblée législative. Le président remet ces estimations au ministre suffisamment à l’avance pour que celui-ci puisse les analyser et les approuver.
Au besoin, les estimations fournies par le gestionnaire du secrétariat peuvent être modifiées, après consultation du président. Les parties reconnaissent que le CT/CGG détient le pouvoir final en matière de prise de décision.
Les procédures financières de l’organisme provincial doivent être conformes aux directives et lignes directrices du CT/CGG et du ministère des Finances et aux autres directives applicables du gouvernement.

14.3 Rapports financiers

Le président fournit au ministre des états financiers annuels et les inclut dans le rapport annuel de l’organisme provincial. Les états financiers sont présentés dans un format conforme aux politiques comptables de la province publiées par la Division du contrôleur provincial.
- Les activités de l’organisme sont financées à l’aide d’un budget pour charges de fonctionnement alloué par le ministère; c’est pourquoi l’organisme n’a pas d’états financiers à soumettre à l’examen.
L’organisme provincial transmet ses renseignements sur le salaire au ministère, conformément à la Loi de 1996 sur la divulgation des traitements dans le secteur public.

14.4 Régime fiscal : taxe de vente harmonisée (TVH)

Perception et versement de la TVH

Il incombe à l’organisme de se conformer à ses obligations, en tant que fournisseuren vertu de la Loi sur la taxe d’accise fédérale, de percevoir et de verser la TVH sur ses fournitures taxables.

Paiement de la TVH

L’organisme est responsable du paiement de la TVH, le cas échéant, conformément à la Loi sur la taxe d’accise du Canada.

Recouvrement de la TVH

L’organisme figure à l’annexe « A » de l’Accord de réciprocité fiscale entre le Canada et l’Ontario et a le droit de demander des remboursements de TVH du gouvernement à l’égard de toute TVH payée ou payable par l’organisme, sous réserve des restrictions précisées par le ministère des Finances Canada.
L’organisme ne réclame pas de remboursement de TVH du gouvernement à l’égard de la taxe pour laquelle elle a demandé un remboursement, un crédit de taxe sur les intrants ou un autre remboursement en vertu de la Loi sur la taxe d’accise (Canada).
Il incombe à l’organisme de fournir au ministère des Finances ou à l’Agence du revenu du Canada, sur demande, tous les renseignements nécessaires pour déterminer le montant d’un remboursement de la TVH au gouvernement.
Il incombe à l’organisme d’informer le ministère des Finances dans les 30 jours en cas de changement de nom, de fusion avec un autre organisme, de modification importante de son mandat ou de ses principales activités, de réorganisation importante ou de modification de sa structure juridique, ainsi qu’en cas de cessation d’activité ou de dissolution.

14.5 Biens immobiliers (le cas échéant)

Le président est chargé de veiller à ce que l’organisme exerce ses activités conformément à la directive sur les biens immobiliers du CGG.
L’annexe B de la directive sur les biens immobiliers établit les normes obligatoires relatives aux locaux à bureaux et les pratiques de planification des locaux à bureaux qui doivent être respectées lors de l’acquisition d’espace aux fins de son utilisation comme locaux et pour les programmes.
Le président reconnaît que tous les contrats de location des organismes provinciaux sans pouvoir relatif aux biens immobiliers sont soumis à l’administration du ministre de l’Infrastructure et en relèvent.
L’organisme harmonise les politiques de travail en mode hybride avec la FPO et détermine et évalue les possibilités d’optimisation de la gestion des locaux afin de réduire l’empreinte des locaux et de trouver des réductions de coûts.

15. Dispositions en matière de vérification et d’examen (le cas échéant)

15.1 Vérifications

L’organisme provincial est assujetti à un examen périodique et à une vérification de l’optimisation des ressources menés par le vérificateur général en vertu de la Loi sur le vérificateur général ou par la Division de la vérification interne de l’Ontario (DVIO) du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Un organisme provincial peut demander ou doit accepter la prestation de services de vérification interne assurée par la Division de la vérification interne de l’Ontario conformément à la directive sur les vérifications internes.
Sans égard à toute vérification externe antérieure ou annuelle, le ministre ou le président peut en tout temps exiger que l’organisme fasse l’objet d’une vérification. Le président doit communiquer les résultats de cette vérification au ministre, conformément à l’article 8.2.
Un organisme provincial partage tous les rapports de mission (y compris ceux qui sont préparés par sa propre fonction de vérification interne ou ceux qui sont transmis au président de l’organisme) avec son ministre et son sous-ministre respectif (et, sur demande, avec le président du Conseil du Trésor). L’organisme provincial informe également le ministre et le sous-ministre respectif une fois par année concernant toute recommandation ou question en suspens.
Un organisme provincial partage son plan de vérification approuvé avec son ministre et son sous-ministre respectif (et, sur demande, avec le président du Conseil du Trésor) afin de favoriser la compréhension des risques de l’organisme.
Le président peut demander que les opérations financières ou les contrôles de gestion de l’organisme soient soumis à une vérification externe, aux frais de l’organisme.

15.2 Autres examens

L’organisme provincial peut faire l’objet d’examens périodiques, à l’appréciation et sous la direction du CT/CGG ou du ministre. L’examen peut porter sur des questions relatives à l’organisme provincial, déterminées par le CT/CGG ou le ministre; il peut s’agir entre autres du mandat, des pouvoirs, de la structure de gouvernance ou encore des activités de l’organisme, comme les finances, les ressources humaines et relations de travail, ainsi que les processus de l’organisme.
En demandant un examen périodique, le ministre ou le CT/CGG décideront du moment de l’examen et de la personne responsable de la réalisation de cet examen, des rôles du président et du ministre ainsi que du mode de participation d’autres parties éventuelles.
Un examen du mandat de l’organisme est réalisé au moins une fois tous les six ans selon le calendrier de l’examen du mandat.
Le ministre exige un examen de l’organisme provincial au moins une fois tous les six (6) ans, conformément aux paragraphes 21(2) et (2) de la LRGTDNT. (Cet examen peut être structuré de manière à respecter l’obligation d’un examen du mandat.)
Le ministre consulte au besoin le président au cours de cet examen.
Le président et le gestionnaire du secrétariat doivent coopérer à tout examen.
Dans le cas d’un examen demandé par le ministre, ce dernier doit remettre au CT/CGG ses recommandations de modifications aux fins d’étude.

16. Dotation en personnel et nominations

16.1 Délégation de pouvoir pour la gestion des ressources humaines

Lorsque la Commission de la fonction publique (CFP) délègue ses pouvoirs, fonctions et responsabilités en matière de gestion des ressources humaines au sous-ministre, au président ou à un particulier prescrit aux termes du Règlement de l’Ontario 148/10, cette personne doit exercer ces attributions conformément aux lois, aux directives ou aux politiques pertinentes et au mandat de l’organisme provincial, et selon les paramètres des pouvoirs délégués.

16.2 Exigences en matière de dotation en personnel

Par l’entremise de la Direction des services internes du ministère, ce dernier met à la disposition de l’organisme les services de soutien administratif et d’analyse des programmes nécessaires et suffisants pour assurer l’administration efficace de l’organisme.
En consultation avec le président, la Direction des services internes du ministère élaborera des descriptions de poste pour le personnel fournissant des services administratifs à l’organisme.
Les services de soutien administratif particuliers que le ministère doit fournir à l’organisme provincial sont décrits à l’annexe 2 du présent PE.
Il incombe au Ministère de fournir un soutien administratif pour le fonctionnement de l’organisme provincial.

Des employés du Ministère sont affectés à l’organisme selon les besoins.

16.3 Nominations

Le président est nommé par le lieutenant-gouverneur en conseil sur la recommandation du ministre en application des paragraphes 3(1) (1) et (2) de la Loi sur la protection de l’agriculture et de la production alimentaire.
Les vice-présidents de l’organisme provincial sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil sur la recommandation du ministre en application des paragraphes 3(1) (1) et (2) de la Loi sur la protection de l’agriculture et de la production alimentaire.
Les membres de l’organisme provincial sont nommés par le lieutenant-gouverneur en conseil sur la recommandation du ministre en application des paragraphes 3(1) (1) et (2) de la Loi sur la protection de l’agriculture et de la production alimentaire.
Les membres et les vice-présidents sont choisis pour être nommés par le biais d’un processus compétitif basé sur le mérite qui évalue les candidats en fonction de leur expérience, de leurs connaissances ou de leur formation dans le domaine et les questions juridiques traitées par le tribunal; leur aptitude à un arbitrage impartial; et leur aptitude à appliquer d’autres pratiques et procédures arbitrales pouvant être énoncées dans les règles du tribunal.
Le président doit utiliser la matrice des compétences et la stratégie de recrutement de l’organisme pour informer le ministre de toute lacune en matière de compétences et fournir des recommandations sur les nominations ou les renouvellements de mandat, y compris en conseillant le ministre sur la présence et le rendement des personnes nommées.
En vertu du paragraphe 14 (4) de la LRGTDNT, aucune personne ne peut être nommée ou renommée à moins que le président, après avoir été consulté quant à son évaluation des qualifications de la personne en vertu de la LRGTDNT et, dans le cas d’un renouvellement de nomination, du rendement du membre dans le cadre de ses fonctions au tribunal, recommande que la personne soit nommée ou renommée.

16.4 Rémunération

La rémunération est déterminée par le lieutenant-gouverneur en conseil.
Les personnes nommées à temps partiel par l’organisme provincial sont rémunérées conformément aux taux indiqués à l’annexe B de la DON.
Les organismes provinciaux, dont les membres, doivent se conformer à la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d’accueil du CGG. Les frais dûment autorisés engagés pour faciliter la conduite des affaires du gouvernement sont remboursés. Les frais des membres aux termes de la directive font l’objet d’obligations de divulgation.

17. Gestion des risques, protection en matière de responsabilité et assurances

17.1 Gestion du risque

Les ministres et les ministères doivent collaborer avec les organismes provinciaux dont ils sont responsables pour assurer une gestion efficace des risques et rendre des comptes à ce sujet. Le ministère et l’organisme se réunissent pour discuter des risques élevés et des plans d’action, y compris l’orientation sur les mesures correctives.

Il incombe au président de veiller, avec l’appui du gestionnaire du secrétariat, à l’élaboration d’une stratégie de gestion des risques pour l’organisme, conforme à la DON ainsi qu’à la Directive sur la gestion globale des risques et qu’au processus de gestion des risques de la FPO.

Il revient à l’organisme provincial de veiller à ce que les risques auxquels il est exposé soient gérés de manière appropriée.

17.1.1 Gestion des risques liés à l’intelligence artificielle

Le président, avec l’appui du gestionnaire de secrétariat, doit s’assurer que la gestion des risques liés à l’intelligence artificielle (IA) est entreprise et cadre avec les principes et les exigences de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle.

L’organisme met en œuvre la gestion des risques liés à l’IA conformément aux exigences énoncées à l’article 6.3 de la Directive sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle.
- (i) L’organisme assure la gestion des risques technologiques d’une manière documentée et appropriée.
- (ii) L’organisme détermine les menaces et les risques, évalue leurs conséquences potentielles, leur gravité et leur probabilité, et documente les risques et les mesures prises pour y répondre.
L’organisme s’assure qu’un processus opérationnel existe pour que les cadres responsables documentent leurs efforts actuels pour traiter (résoudre, atténuer ou accepter) les risques tout au long du cycle de vie de la technologie.
L’organisme publie une liste des cas d’utilisation de l’IA dans le cadre du plan d’activités.
L’organisme fait le suivi et rend compte tous les trimestres des menaces sur les TI et des risques et vulnérabilités de la technologie, ainsi que des efforts de traitement des risques associés. Il s’agit de rendre compte des cas d’utilisation de l’IA et de la gestion des risques associés.
L’organisme s’assure que les systèmes informatiques peuvent satisfaire les exigences de confidentialité, d’intégrité et de disponibilité de toute l’information et que les systèmes peuvent protéger ou éliminer adéquatement l’information en fonction de son niveau de sensibilité.

17.2 Protection en matière de responsabilité et assurances

À l’article 6 de la Loi sur le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales, il est stipulé que sont irrecevables les actions ou autres instances en dommages-intérêts intentés contre une personne nommée ou un employé du Tribunal pour un acte accompli de bonne foi dans l’exercice ou l’exercice prévu de ses fonctions ou pour une négligence ou un défaut imputés dans l’exercice de bonne foi de ses fonctions. Les membres de l’organisme sont indemnisés de la manière et sous la forme indiquées à l’annexe 3.

18. Conformité et mesures correctives

Une communication ouverte et uniforme entre les organismes provinciaux et leur ministère responsable contribue à faire en sorte que les priorités et l’orientation du gouvernement soient clairement comprises et aide à gérer les risques ou les problèmes à mesure qu’ils surviennent.
Au cours de la surveillance, des situations qui nécessitent des mesures correctives peuvent survenir. Les mesures correctives sont les mesures prises pour remédier à la non-conformité au PE. Les mesures correctives aident les organismes à produire les extrants ou les résultats souhaités et à respecter les conditions établies par le PE.
Si un ministère prend des mesures correctives, celles-ci doivent être de nature progressive et proportionnelles au risque associé au degré de non-conformité. Le degré de mesure corrective ne doit être augmenté que si la non-conformité de l’organisme persiste. Il importe que les ministères documentent toutes les mesures prises et fournissent en temps opportun des communications claires au président ou aux cadres supérieurs de l’organisme concernant les mesures correctives potentielles. Ces communications peuvent comprendre des lettres de directives du ministre responsable ou du président du Conseil du Trésor, au besoin.
Avant de prendre des mesures correctives plus sévères, les ministères doivent consulter le SCT et un avocat.

19. Date d’entrée en vigueur, durée et examen périodique du PE

Le présent PE entre en vigueur à la date de sa signature par le ministre en tant que dernière partie à l’exécuter (« date d’entrée en vigueur d’origine ») et reste en vigueur jusqu’à ce qu’il soit résilié ou remplacé par un nouveau PE signé par les parties.
Une copie signée du PE ou de tout PE subséquent doit être transmise au secrétaire du Conseil du Trésor ou au Conseil de gestion du gouvernement, au plus tard sept jours civils après la signature.
Si un nouveau ministre, sous-ministre ou le président de l’organisme provincial entre en fonction, la nouvelle personne nommée doit examiner et signer le présent PE au plus tard dans les quatre (4) mois suivant la nouvelle nomination.
Sous réserve de toute autre entente ou mise à jour par écrit, les parties conviennent que le présent PE établi entre elles répond aux exigences de l’article 11 de la LRGTDNT.

Signatures

Glenn Walker, président du Tribunal

Commission de protection des pratiques agricoles normales

Ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise

Annexe 1 : Protocole de communications publiques

Objectif

Le protocole de communications établit un cadre qui permettra au ministère et à l’organisme provincial de collaborer pour les communications publiques dirigées par l’organisme et de déterminer la marche à suivre concernant les demandes de renseignements particulières liées à une affaire ou à une audience que reçoivent le Bureau du ministre et le ministère.

Le présent protocole de communications s’applique à la fois à la mise en place du mandat de l’organisme provincial prévu par la loi et à la promotion du travail qu’il accomplit. Il soutiendra également le ministre dans son obligation de rendre compte à l’Assemblée législative et au Conseil des ministres pour les mêmes motifs.

Définitions
- a) « communications publiques » s’entend de tout élément communiqué au public, directement ou par l’entremise des médias, sous les formes suivantes :
  - orale, par exemple un discours, une présentation publique ou une interview qui sera diffusée;
  - imprimée, comme un rapport sur support papier;
  - sous forme électronique, comme l’affichage sur un site Web;
  - la publicité payée, comme une campagne numérique ou imprimée.
- b) « question litigieuse » désigne une affaire qui est, ou dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’elle soit, sujette à discussion au sein de l’Assemblée législative ou auprès du public, ou qui sera vraisemblablement source de questions adressées au ministre ou au gouvernement. Une question litigieuse peut être soulevée par :
  - des membres de l’Assemblée législative;
  - des membres du public;
  - les médias;
  - des intervenants;
  - les partenaires en prestation de services.
L’organisme provincial se conforme à la directive sur l’identification visuelle du CT/CGG.
Le ministère et l’organisme provincial nomment des personnes comme « responsables » des communications publiques.

- Pour le ministère, il s’agit du porte-parole auprès des médias. Direction des communications

Le responsable pour l’organisme est le président. Dans le cadre de ce protocole, les communications publiques sont réparties en trois catégories :
- a) Réponses aux médias ou communiqués de presse reliés aux activités quotidiennes de l’organisme provincial et à ses programmes qui n’ont pas de répercussions directes pour le ministère or le gouvernement.
  - Les réponses proposées aux médias, les communiqués de presse ou d’autres produits de communication doivent être communiqués au responsable de manière appropriée et opportune (c.-à-d., tous les jours), qui les transmettra s’il y a lieu à d’autres personnes du ministère.
  - Remarque : Les annonces relatives au financement ne sont pas considérées comme des activités courantes et doivent être mises dans la catégorie B. Les éléments litigieux doivent être mis dans la catégorie C.
- b) Produits et plans de communication, contenu de médias numériques et sociaux où les messages provinciaux ou ministériels sur les priorités du gouvernement permettant de rehausser la visibilité de l’organisme ou du gouvernement, ou de procurer à un gouvernement local des occasions de faire des annonces.
  - En ce qui concerne tous les éléments non litigieux qui pourraient susciter l’intérêt des médias, le responsable de l’organisme provincial informe le responsable ministériel des plans et produits de communication à venir au minimum trois (3) jours à l’avance.
  - En ce qui concerne les éléments non litigieux qui offrent des occasions de faire passer un message au gouvernement ou qui concernent des annonces de financement, l’organisme doit également demander l’approbation des communications sept (7) jours avant la date requise.
  - L’approbation définitive doit être accordée par le Bureau du ministre et sera transmise par l’entremise du responsable ministériel. Si l’organisme provincial ne reçoit pas les commentaires ou l’approbation du Bureau du ministre ou du responsable ministériel dans les cinq (48) jours ouvrables suivant la date à laquelle l’élément doit être publié, l’organisme doit organiser un suivi, en notant qu’il procédera en conséquence.
  - Les réponses aux médias non litigieuses doivent être communiquées au responsable ministériel de manière appropriée et opportune (c.-à-d. tous les jours), qui les transmettra s’il y a lieu à d’autres personnes du ministère. Les réponses aux médias litigieuses suivent le processus prévu ci-dessous.
- c) En ce qui concerne les questions litigieuses, les réponses aux médias et les communiqués pouvant avoir une incidence directe sur le ministère ou le gouvernement, ou qui sont susceptibles de conduire à des demandes de renseignements auprès du ministre ou du gouvernement de l’Ontario.
  - Le responsable pour l’organisme avisera immédiatement son homologue ministériel dès qu’il sera au courant de la question et avisera simultanément le Bureau du ministre. Le responsable ministériel peut aussi aviser l’organisme de questions litigieuses qui nécessitent son attention. L’organisme provincial fournira toute l’information contextuelle requise sur la question au responsable ministériel, qui veillera à ce qu’une note sur la question litigieuse soit rédigée.
  - L’organisme provincial doit obtenir l’approbation du ministère avant de diffuser les réponses aux médias ou les communiqués de presse appartenant à cette catégorie. Le responsable pour l’organisme provincial fournira les réponses aux médias ou les communiqués de presse au responsable ministériel qui amorcera le processus d’approbation au ministère.
  - L’approbation finale pour la diffusion des réponses aux médias et des communiqués de presse appartenant à cette catégorie doit être fournie par le Bureau du ministre.
Publicité (le cas échéant)
- Pour répondre aux exigences à long terme de la planification de la publicité, l’organisme remet au ministère son plan marketing annuel trois (3) mois avant la date de début de la campagne (au cours de l’exercice financier de l’organisme).
- L’organisme communique les documents des campagnes au ministère au moins deux (2) semaines avant d’informer les partenaires créatifs ou des médias de l’organisme. Le ministère doit s’assurer du respect des objectifs et des messages de la campagne.
- Le Bureau du ministre du ministère pourra examiner le matériel publicitaire et les campagnes.
- Les messages et les créations finales doivent être communiqués au ministère au moins deux (2) semaines avant le lancement de la campagne publicitaire.
Concernant la marche à suivre concernant les demandes de renseignements particulières liées à une affaire ou à son audience :
- a) Les parties qui communiquent avec le ministre ou le ministère pour obtenir un renseignement, présenter un fait ou formuler une plainte à l’égard d’une affaire ou de son audience dont l’organisme provincial est saisi seront dirigées vers le gestionnaire du secrétariat.
- b) Toute partie dont une requête a déjà été présentée à l’organisme provincial qui demande au personnel du Bureau du ministre ou du ministère de s’entretenir au sujet d’une affaire ou d’une audience sera dirigée vers le gestionnaire du secrétariat. Celui-ci veillera à ce qu’une réponse appropriée soit communiquée à la partie. Le ministère informera la partie du caractère indépendant de la relation de l’organisme provincial avec le ministère et le ministre.
- c) Les demandes de renseignements reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privé (LAIPVP) par le Bureau du ministre ou le ministère seront renvoyées au gestionnaire du secrétariat, qui déterminera une réponse appropriée à chaque demande en consultation avec le président.
- d) Le ministère veillera à ce que toutes les demandes de renseignements transmises par le ministre soient traitées conformément à la LAIPVP.
- e) L’organisme veillera à ce que toutes les demandes de renseignements transmises par le Bureau du ministre par l’entremise du ministère soient traitées conformément à la FIPPA.

Annexe 2 : Services de soutien administratif ou organisationnel

Le ministère fournira les services de soutien suivants :

Administration financière (le cas échéant) : comptes créditeurs et conseils techniques, achats, services centraux de courrier et d’impression, services-conseils sur les dossiers et les formulaires
Services d’informatique et de télécommunications : conseils, consultation et soutien
Services juridiques.
Gestion des locaux : planification des installations et services de déménagement, y compris la conformité à la LAPHO.
Services liés au programme d’accès à l’information et de protection de la vie privée
Services en français, services de traduction et d’interprétation
Planification des activités.
Mesure du rendement et évaluation de programmes.
Communications et marketing.
Ressources humaines pour la dotation du secrétariat

Administration du programme

Il incombe au sous-ministre de veiller à ce que le ministre procure à l’organisme provincial les services de soutien administratif, qui comprennent les tâches suivantes :

planifier, coordonner et soutenir toutes les activités requises qui se rapportent aux audiences;

s’occuper des questions préalables et consécutives à l’audience;
établir des liens avec les parties aux appels afin de leur donner des explications et des renseignements liés aux pratiques et aux procédures des audiences;
distribuer la correspondance officielle;
expliquer les règles de procédures aux parties et à leurs conseillers ou conseillères juridiques; et
préparer les documents de responsabilisation requis en vertu des lois ou des directives du gouvernement.
Gestion des dossiers
Gestion des cas
Perfectionnement et formation du personnel

Annexe 3: Indemnisation

COMMISSION DE PROTECTION DES PRATIQUES AGRICOLES NORMALES

INDEMNISATION DES MEMNBRES

Destinataire : [Nom du membre]

Étant donné que vous avez accepté d’être désigné(e) membre de la Commission de protection des pratiques agricoles normales (« la Commission »), la soussignée, Sa Majesté la Roi du chef de l’Ontario ici représenté par le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise (la « Province ») accepte, sous réserve des conditions de la présente, de vous indemniser et de vous couvrir, ainsi que vos héritiers et représentants successoraux, contre toute forme de coût, de perte, de dommage, de dépense et de dette de toute nature, y compris les sommes versées en règlement d’une action ou pour exécuter un jugement et contre tous les frais juridiques et les autres dépenses (une « réclamation », ou conjointement, les « réclamations ») que vous pourriez assumer ou engager, ou auxquelles vous pourriez être tenu(e) à titre de membre présent ou passé de la Commission. Cette indemnité ne s’applique pas aux réclamations suivantes :

(a) réclamation découlant de toute circonstance couverte par une police d’assurance ou un fonds d’indemnisation, dans la mesure de votre indemnisation ou de votre protection en vertu de cette police ou de ce fonds;

(b) réclamation découlant de toute circonstance où vous n’exécutiez pas ou n’aviez pas l’intention d’exécuter vos fonctions à titre de membre de la Commission; ou

(c) frais occasionnés ou partiellement occasionnés par votre malhonnêteté, votre négligence grossière ou votre faute intentionnelle.

Pour être admissible à l’indemnisation, vous devez vous conformer aux conditions suivantes :

Si vous recevez un avis de réclamation ou de réclamations, qu’il s’agisse d’une réclamation déposée ou d’une menace de réclamation, vous devez aussitôt adresser à la Province (par l’intermédiaire du directeur des Services juridiques du ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise) un avis décrivant avec suffisamment de précision les détails de la réclamation;
Sur demande écrite de la Province, vous devez lui remettre des copies de tous les documents et lui communiquer toute autre information relative à la réclamation (aux réclamations) en votre possession;
Vous devez prendre, en temps opportun, toutes les mesures raisonnables qui sont nécessaires pour garantir et protéger vos droits à l’égard de la réclamation (des réclamations), et dans la mesure où vous avez le droit d’introduire une instance contre une autre personne (que ce soit pour des dommages-intérêts, une indemnisation ou autre) à l’égard d’une question pour laquelle vous réclamez une indemnisation à la Province en vertu du présent PE, vous devez céder ce droit à la Province, et celle-ci l’exercera jusqu’à concurrence des sommes qu’elle verse ou dont elle est redevable au titre de l’indemnisation;
Vous ne devez pas assumer volontairement une responsabilité à l’égard d’une réclamation ou d’une instance se rapportant à une réclamation ni régler, notamment à l’amiable, la réclamation ou l’instance sans obtenir au préalable le consentement écrit de la Province;
La Province a le droit de participer à la négociation, au règlement ou à la défense relativement à la réclamation (aux réclamations) ou d’en prendre la direction; il en va de même de toute poursuite ou de tout appel connexe, mais la Province ne peut pas régler une poursuite engagée contre vous sans votre consentement écrit.
Si la Province choisit de participer à la négociation, à la défense ou au règlement de la réclamation (des réclamations) ou de toute instance se rapportant à la réclamation ou de tout appel de celle-ci, vous devrez collaborer pleinement avec la Province à cet égard et accepter d’être représenté par un conseiller juridique choisi par la Province, à moins que celui-ci ne soit d’avis qu’un conflit d’intérêts l’empêcherait de vous représenter. Dans un tel cas, sous réserve de l’approbation écrite préalable de la Province, vous pourrez retenir les services du conseiller juridique de votre choix (il est toutefois entendu que la Province peut refuser d’approuver le conseiller juridique que vous proposez si les services de ce dernier ne peuvent pas être retenus à des conditions, y compris les honoraires, conformes aux politiques du ministère du Procureur général de l’Ontario à l’égard de la retenue des services d’un conseiller), et les honoraires et les débours engagés par votre conseiller juridique pour vous représenter constitueront des dépens couverts par l’indemnisation.
Il est entendu que conformément aux politiques du ministère du Procureur général de l’Ontario, la Province peut refuser d’approuver votre choix si l’avocat proposé par vous ne répond pas aux conditions pertinentes, notamment pour ce qui est des honoraires. Les honoraires et frais perçus par votre avocat pour vous représenter sont couverts par la présente indemnisation.
Les dépenses que vous avez dû encourir dans le cadre d’une enquête, de la défense ou d’un appel à l’égard de toute réclamation devront, à votre demande, être payées par la Province, si nécessaire, afin de vous permettre de procéder à l’enquête, à la défense ou à l’appel à l’égard de la réclamation, étant entendu que s’il est ultimement établi que vous n’avez pas droit à une indemnisation, vous devrez immédiatement rembourser ces sommes qui deviennent exigibles à titre de créance envers la Couronne.
Vous consentez à verser à la Province toutes les sommes reçues à titre de recouvrement ou de remboursement de toute réclamation préalablement couverte par la Province.

À titre d’information, cette indemnité s’applique à la réclamation (aux réclamations) ayant trait à la période pendant laquelle vous étiez membre de la Commission et dont la province a reçu avis soit pendant la période où vous étiez membre de l’organisme, soit après.

Cette indemnisation est régie par les lois de la province de l’Ontario et les lois fédérales du Canada qui s’appliquent dans la province de l’Ontario.

EN FOI DE QUOI, e soussigné a dûment signé la présente garantie contre toute responsabilité ce 27^e jour de janvier 2025.

SA MAJESTÉ LE ROI DU CHEF DE L’ONTARIO,

représenté par la ministre de l’Agriculture, de l’Alimentation et de l’Agroentreprise

___________________________________________________

Robert J. Flack

This document is also available in English. You can also contact the Board at (519) 826-3433 or by email at NFPPB@ontario.ca to request a copy in English.